Cómo aprovechar el software de gestión de documentos en toda la organización; Digiscribe

Muchas organizaciones implementan inicialmente software de administración de documentos como un repositorio después de escanear un archivo de documentos para recuperar espacio, eliminando los costosos bienes raíces ocupados por archiveros y cajas. Si bien esto puede generar ahorros de costos demostrables, se pueden lograr ganancias de eficiencia aún más profundas, reducciones de costos y ROI cuando la administración de documentos se usa junto con software de automatización de flujo de trabajo, formularios electrónicos (formularios electrónicos) y dispositivos móviles, especialmente ahora que estas funciones son más asequible que nunca para organizaciones de todos los tamaños.

Asequibilidad reciente

Hasta hace poco, el software de administración de documentos y automatización de oficinas solo era posible para las organizaciones más grandes debido a la enorme inversión de capital requerida y los costosos costos anuales de mantenimiento. En la actualidad, empresas como FileBound han desarrollado un sólido software de gestión de documentos y flujo de trabajo que cuesta una fracción de las soluciones de la generación anterior, al tiempo que ofrecen opciones basadas en la nube que son incluso más rentables como gasto mensual predecible frente a desembolso de capital. Esto permite que las organizaciones pequeñas y medianas optimicen sus procesos comerciales de un departamento a otro, utilizando el mismo sistema, para que puedan competir con rivales más grandes.

Software de automatización de flujo de trabajo

Definido como la automatización de un proceso manual con enrutamiento electrónico de documentos para las acciones que se deben tomar, el software de automatización del flujo de trabajo puede agregar un valor increíble a un sistema de administración de documentos porque agiliza los procesos comerciales engorrosos. Las facturas que antes tardaban dos semanas en procesarse pueden tardar dos horas si se necesitan aprobaciones o dos minutos si no. La incorporación de RR.HH. también se puede agilizar, al mismo tiempo que se asegura de recibir la documentación requerida, como un I-9 para cada nuevo empleado, y se garantiza que los documentos sean accesibles de inmediato durante una auditoría de verificación de empleo. Como resultado, estos procesos se pueden completar con mayor precisión, en menos tiempo y con menos mano de obra.

Formularios electrónicos en lugar de papel

Los formularios electrónicos se simplifican aún más procesos comerciales al permitir que la información se capture electrónicamente donde se origina, eliminando la necesidad de completar formularios en papel y reduciendo los tiempos de procesamiento. Por ejemplo, las organizaciones con representantes de ventas móviles que registran nuevos clientes en el campo pueden hacer que realicen su pedido electrónicamente con una firma digital para que los pedidos en papel nunca tengan que enviarse por mensajería o pasar la noche en el procesamiento central, lo que puede retrasar el flujo de caja. La información capturada de los formularios electrónicos también puede alimentar automáticamente otro software de línea de negocio para eliminar la entrada manual de datos y minimizar los errores.

Capacidad móvil

Además de capturar información a través de formularios electrónicos, la productividad se puede mejorar aún más cuando los empleados móviles pueden acceder y procesar documentos desde el software de administración de documentos directamente en sus teléfonos inteligentes o tabletas, sin tener que esperar hasta que estén de regreso en su escritorio, casa o habitación de hotel.

Implementación interdepartamental

Una vez que se ha implementado un sistema de administración de documentos, se puede aprovechar para obtener ganancias de productividad dramáticas en otros departamentos por un costo modesto e incremental. Por ejemplo, una vez que las cuentas por pagar están automatizadas, RR.HH. puede usar el mismo software para automatizar sus procesos, aunque con derechos de acceso separados y seguros. El departamento de ventas, operaciones, ingeniería y cualquier otro departamento puede adoptar rápidamente el sistema porque ya está instalado. Esto elimina los silos de información y acelera las transacciones y la resolución de problemas.

Automatización de oficina lograda

Especialmente cuando se usa software de gestión de documentos basado en la nube, cada departamento puede automatizarse por una fracción de lo que solía costar. Esto ayuda a llevar tanto la productividad como la rentabilidad al siguiente nivel, lo que crea una ventaja competitiva para aquellos lo suficientemente inteligentes como para reconocer sus beneficios.

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