Desmontando 4 mitos comunes sobre el escaneo de documentos

Si bien los servicios de escaneo de documentos y el software de administración de documentos han demostrado ser una forma poderosa para que las empresas administren mejor sus documentos, muchas organizaciones todavía están inundadas de papel y no han adoptado una solución sin papel. ¿Por qué? Las percepciones negativas y el miedo pueden frenarlos, pero estos sentimientos son más un mito que una realidad.

Miedo a sentirse abrumado

Para aquellos cuyos documentos toman arriba una cantidad significativa de espacio porque han sumado mucho a lo largo de los años, puede parecer un proyecto demasiado complejo para que cualquiera lo pueda asumir. Sienten que no tendrán tiempo para lidiar con eso y / o ni siquiera saben por dónde empezar.

Un proveedor de escaneo de documentos de calidad dividirá un proyecto grande en grupos organizados de tareas más pequeñas y puede manejar el trabajo pesado (tanto literal como figuradamente), como llegar al sitio, empaquetar grandes volúmenes de documentos en cajas y transportarlos a su instalación de escaneo. Al realizar la preparación, el escaneo y la indexación, su proveedor realmente está haciendo todo el trabajo para que pueda concentrarse en utilizar las imágenes de documentos electrónicos resultantes para mejorar la eficiencia y agilizar los flujos de trabajo comerciales. Muchas organizaciones comienzan con algo pequeño, en un departamento o en un proyecto, y luego se expanden a otros departamentos cuando se obtienen “ganancias rápidas”.

Miedo a los costes

Mucha gente piensa que el documento < span=""> servicios de escaneo y el software de gestión de documentos son demasiado caros.

Cuando se trata de costos, es importante recordar que el escaneo de documentos elimina un gasto mucho mayor: el espacio de oficina. Almacenar miles de documentos en y cajas de banqueros ocupa bienes inmuebles valiosos, a veces habitaciones enteras o pisos. De esta manera, una parte de su alquiler se dedica realmente a almacenar una cantidad cada vez mayor de documentos en papel en el espacio que podrían usarse para generar ingresos, mejorar el servicio al cliente o aumentar la eficiencia.

Otras reducciones de costos incluyen:

  • Capacidad para administrar y procesar más documentos con menos personas, en menos tiempo
  • Evitación de tarifas por incumplimiento con el software de gestión de documentos
  • Eliminación de las tarifas de almacenamiento y recuperación de cajas

Miedo a lo desconocido

Cuando un sistema ha estado en funcionamiento durante años, las personas a menudo se sienten cómodas con él y tienen dificultades para adaptarse, especialmente si los cambios se perciben como significativos.

Las empresas de escaneo de documentos con experiencia simplificarán la transición: se asegurarán de que su software de archiveros de documentos se implemente correctamente y de que su equipo haya recibido la capacitación adecuada para que se sientan cómodos con un nuevo sistema y puedan experimentar el trabajo con él de inmediato. Al hacer su investigación para encontrar el socio de escaneo adecuado, le recomendamos que busque un proveedor experimentado con certificaciones como la capacitación de HIPAA, que sean los principales revendedores del software que están implementando y que estén altamente calificados por el Better Business Bureau, todos sellos distintivos de un proveedor de alta calidad, y recuerde pedir referencias.

Miedo a la tecnología

Mito

Muchas personas no están familiarizadas con la tecnología, lo que les incomoda dejar de lado su solución actual basada en papel.

Realidad

La tecnología de software de gestión de documentos es muy fácil de usar, incluso para principiantes. Las interfaces de usuario similares a Windows hacen que el software sea fácil de aprender y la posibilidad de buscar y recuperar documentos electrónicos dentro de su software de contabilidad / ERP a menudo está integrado y disponible con solo hacer clic en un botón, para que pueda continuar trabajando en el software que conoce. con. Los proveedores de escaneo de documentos de calidad ofrecerán capacitación y soporte 24/7 para ayudarlo a superar cualquier problema.

La realidad del escaneo de documentos: más fácil de lo que cree

archivadores Si bien persisten muchos mitos, la realidad del escaneo de documentos ofrece un escenario mucho más atractivo: es mucho más fácil y rentable de lo que cree, le permite recuperar un valioso espacio de oficina y, a menudo, es el primer paso para optimizar los procesos comerciales.

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