Herramientas de comunicación durante la cuarentena.

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apple ipod closeup Covid-19 ha forzado una nueva forma de vida sobre muchos de nosotros. Trabajar desde casa se ha convertido en nuestra nueva realidad. Si bien este cambio ha sido repentino para muchos, hay formas de garantizar que sea productivo y que se mantenga cuerdo. En este blog, voy a ofrecer algunas mejores prácticas que pueden asistir a asegurar que la transición sea triunfante.
No es un término nuevo
Por fortuna para aquellos de nosotros en el espacio de descubrimiento electrónico, nuestros trabajos de tecnología se prestan a un entorno de trabajo remoto. Tenemos acceso a exactamente las mismas herramientas desde el hogar que tenemos en la oficina, con lo que existe la posibilidad de brindar un servicio de alta calidad. En teoría, todo suena fácil; no obstante, no siempre es tan simple cuando se pone en práctica trabajar desde casa.
Mejores prácticas para trabajo recóndito
A fin de que una situación laboral recóndita sea exitosa, sugiero considerar y abordar 3 áreas principales: (1) hábitos de trabajo; (2) colaboración / comunicación; y (tres) gestión / organización del tiempo.
# 1: hábitos de trabajo
Todos tenemos una forma en que nos hemos habituado a trabajar. Esos rasgos no deben abandonarse cuando se trabaja desde casa. Por ejemplo:
Mantenga su rutina matutina: levántese a una hora establecida, haga ejercicio, prepare su café matinal (o prepárese desde casa si está encerrado), etcétera
Establecer horas de inicio y finalización especificadas: si por norma general llega a la oficina y empieza a trabajar a las nueve a.m., establezca asimismo su hora de comienzo estándar cuando trabaje desde su casa. Es importante resaltar que no olvide tener un tiempo de parada establecido asimismo. Una desventaja de trabajar desde casa es que la barrera entre el hogar y la oficina se difumina, por lo que con frecuencia terminas trabajando más horas de lo aguardado si no fijas una hora para el final de tu día de trabajo.
Designe un espacio de trabajo separado: configure un área de oficina en casa y transfórmelo en el sitio donde trabaja. Hay una razón válida por la que las personas han estado yendo a una oficina por lo tanto tiempo (y volverán a la oficina cuando pase Covid-19). Trabajar en el sofá frente al T.V. simplemente no es exactamente lo mismo. Aun si esculpe un rincón de su habitación para trabajar, hágalo como el espacio de trabajo designado y designado y haga todo lo que es posible para sostener los artículos que no sean de trabajo fuera del camino.
Sea receptivo: una de las preocupaciones al trabajar desde casa es que las personas salgan y no sean tan receptivas como lo serían en la oficina. Es extremadamente importante que sigamos siendo tan receptivos (o aun más) que en la oficina. Cuando trabajamos desde casa, debemos asegurarnos de proseguir demostrando ser fiables y enfocados.
Mantenga reuniones periódicas: si su equipo se reúne todas las semanas (o bien con mayor o bien menor frecuencia), asegúrese de continuar programando y asistiendo a esas asambleas. Es importante preguntar con colegas para asegurarse de que todos estén bien y puedan manejar sus cargas de trabajo. Si puedes asistir por vídeo, ¡aún mejor!
Configuración de trabajo: si es alguien que tiene múltiples pantallas en la oficina (lo que he encontrado que aumenta la eficacia y la velocidad), es posible que asimismo desee invertir en una segunda o tercera pantalla o bien monitor en casa. Algunos de mis colegas han llevado a casa todas las configuraciones de la oficina, la estación de acoplamiento y todo. Otros han invertido en pantallas extraíbles que se conectan a sus computadoras portátiles. Debe intentar contestar la configuración que tiene en la oficina.
# 2: Colaboración / Comunicación
Trabajar de manera remota y efectiva requiere una buena colaboración y comunicación entre los miembros del equipo. Seguir interaccionando con los miembros del equipo y los clientes del servicio asimismo nos hace responsables y nos ayuda a sostener un sentido de normalidad. Para hacerlo de manera eficaz, hay herramientas que son útiles.
Videoconferencia: cuando no puede estar allí en persona, la videoconferencia es clave. Creo que poder ver a colegas y clientes es clave para mantener un sentido de comunidad y equipo. La mayoría de las herramientas de videoconferencia son simples para los usuarios finales y generalmente tienen versiones móviles y de escritorio.
Herramientas de comunicación: cuando necesita una respuesta rápida de un miembro del equipo, la mensajería instantánea a menudo será suficiente. Evidentemente, el correo seguirá siendo la principal herramienta de comunicación.
Herramientas de administración de práctica: estas herramientas nos ayudan a organizar tareas, plazos, información del cliente del servicio y documentos en una plataforma accesible para todos y cada uno de los usuarios. Nuestro equipo tiene una herramienta patentada para la administración de proyectos de descubrimiento electrónico, pero existen muchas opciones en el mercado.
Transferencia de documentos / datos: Por fortuna, existen múltiples herramientas en el mercado que permiten la trasferencia segura de conjuntos de datos grandes y pequeños entre los miembros del equipo o bien de ida y vuelta con clientes o bien abogados opuestos. Nos hemos acostumbrado a guardar datos en discos duros y memorias USB, mas en el momento en que nos han dicho que nos quedemos en casa, prefiero usar Kiteworks u otras herramientas similares. Sorprendentemente, hemos compartido seguramente y exitosa cientos de gigabytes de datos de esta forma.
Contratos y firmas digitales: la industria legal requiere firmas de prácticamente todo. Existen herramientas de firma digital en el mercado, como Docusign, que son alternativas admisibles.
Conectividad a Internet: trabajar de forma recóndita requiere una conexión a Internet segura y de gran velocidad. He oído que algunas personas han notado desaceleraciones en la velocidad de Internet debido al gran volumen de personas que trabajan desde casa durante Covid-19. Si ese es el caso, es posible que desee considerar una conexión directa a su módem en vez de depender de wifi.
# 3: Gestión del tiempo / Habilidades organizativas
Como he mencionado anteriormente, la mayor lucha para trabajar de forma remota puede ser lidiar con las inevitables distracciones y permanecer en la tarea. Afortunadamente, también tenemos herramientas para ayudarnos con esto.
Auriculares con cancelación de ruido: van a ayudar a bloquear el estruendos extraño y le indicarán a el resto en su hogar que está concentrado y en el trabajo “.
Establecer un temporizador: configure un temporizador en aumentos de 40-45 minutos. Hemos escuchado esto a lo largo de años … no es saludable mirar su computadora por horas seguidas. Bueno, es cierto. Trabaja en una tarea por un período de tiempo y después toma un reposo de 3-cinco minutos para estirar las piernas, tomar un poco de agua, acariciar a tu cánido, etc. Estos mini descansos te van a ayudar a sostenerte concentrado.
Establezca expectativas de trabajo remotas: prosiga estableciendo datas / horas de vencimiento para las tareas. Controle con regularidad las asambleas con los miembros del equipo para asegurarse de que se cumplan esos objetivos y muestre esos proyectos clave en una pizarra blanca o algo similar en su área de trabajo.
Hacer listas: soy un autor de listas por naturaleza y me doy cuenta de que es posible que no sea tan natural para todos los otros. No obstante, si hace una lista de lo que precisa hacer día a día, será más simple manejar las distracciones y regresar a la tarea. Al final de día a día, asegúrese de tachar los elementos que ha completado y repasar los elementos que evolucionaron durante el día. También recomiendo crear su lista para el día después ya antes de cerrar la sesión de noche.
Establezca esperanzas con la familia: muchos de nosotros (incluido mismo) ahora lidiamos con pequeños que están en casa y asisten a la escuela on line. Mis hijos son lo suficientemente mayores como para preparar sus propios almuerzos, tomar refrigerios de la despensa y mantenerse ocupados, pero aun requieren mi atención periódicamente durante todo el día. Me ha resultado útil establecer expectativas con ellos. Por poner un ejemplo, cada mañana les aviso cuando tengo llamadas de clientes del servicio programadas y no voy a estar disponible para asistirlos salvo que tengan una urgencia grave.

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