La oficina sin papel.

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el tiempo pasa

Desde principios de la década de 1980, cuando las computadoras personales empezaron a convertirse en una parte esencial de la vida laboral diaria, se ha hablado de la oficina sin papeles. Ahora, aquí estamos 40 años después, todos todavía están hablando de eso, y aún estamos consumiendo grandes cantidades de papel. Entonces, ¿el concepto de la oficina sin papel es un mito o bien hay signos emergentes de que por último se convertirá en una realidad extendida?
Como suele ser el caso en la mayor parte de los escenarios complejos, la contestación no es un simple “sí” o “no”, ya que se encuentra en algún punto intermedio. Al tiempo que ahora es realista pensar que va a ser mucho más común utilizar menos papel en la oficina, todavía no es realista pensar que es probable que se elimine por completo.
Primero, explicaremos qué se necesitaría para conseguir una oficina sin papel y, desde esta explicación, debería quedar claro por qué razón es tan bastante difícil (y poco probable) que haya una oficina absolutamente sin papel.
En segundo lugar, demostraremos de qué manera se ha vuelto práctico reducir significativamente la cantidad de papel consumido en la oficina y luego;
Finalmente, explicaremos por qué razón se ha vuelto tan esencial incorporar tecnología y sistemas diseñados para asistir a lograr una reducción en el consumo de papel, progresar la eficiencia, reducir los costos y cumplir con los requisitos de la fuerza laboral moderna y cada vez más móvil.
En la década de mil novecientos ochenta, cuando los primeros usuarios de computadoras personales empezaron a comprender y visualizar el potencial de grandes mejoras en la productividad mediante el uso de aplicaciones de software recientemente emergentes, comenzó a aparecer el camino hacia la digitalización de muchos elementos analógicos impresos de los flujos de trabajo de oficina tradicionales.
Esto es lo que condujo a aseveraciones peculiares sobre el término de la oficina “sin papel”. Desafortunadamente, en ese momento, todavía había muchos obstáculos en el camino para hacer de esto una realidad práctica. Estos incluyen:
Capacidad para guardar documentos escaneados
Acceso controlado y basado en permisos para recobrar de forma recóndita documentos guardados electrónicamente
Capacidad para trasmitir y compartir documentos electrónicos.
Ausencia de formularios “inteligentes” en línea necesarios para suprimir los requisitos de ingreso de datos repetitivos
Hábitos y preferencias del usuario.
Entonces, lo que sucedió fue que las computadoras personales empezaron a aparecer en todos y cada escritorio y cada una de ellas se conectó a una impresora conveniente (casi personal). Estos 2 componentes dejaron a todos proseguir sus prácticas de trabajo analógico de forma mucho más eficaz. Como resultado, imprimimos muchos, muchos más documentos que entonces debimos pagar al personal de la oficina para archivar y recuperar. Desafortunadamente, lo que sea, guardamos la impresión de documentos de manera más veloz y eficiente, consumimos comprar más gabinetes para archivarlos, arrendar más espacio para guardarlos y contratar a más empleados para archivarlos y recuperarlos esporádicamente.
Los hábitos y preferencias de los trabajadores son el principal obstáculo que impide una oficina absolutamente sin papeles.
La mayor parte de los obstáculos técnicos que hicieron que el concepto de una oficina sin papel fuera completamente irreal hace 40 años se han superado. El hardware de escaneo de bajo costo está ampliamente disponible, la capacidad de almacenaje de documentos electrónicos es barata y prácticamente ilimitada, el software para el acceso basado en permisos a los documentos está extensamente disponible y es económico, y el acceso a Internet de banda ancha facilita compartir y acceder a archivos electrónicos desde cualquier sitio donde haya acceso a Internet .
Para el propietario de la compañía que decide unilateralmente “no más papel” y, para conseguir ese objetivo, da el paso radical de suprimir todos y cada uno de los dispositivos de impresión de la oficina con la excepción de un dispositivo de escaneo de un solo propósito, está claro que sería posible a fin de que ese negocio siga operando sin generar ningún documento nuevo en papel. No obstante, probablemente ese negocio tenga un grupo de trabajadores descontentos obligados a leer, repasar, firmar y procesar sus documentos comerciales online. Como sabemos, ¡no todos están ya listos para un cambio tan radical en las prácticas laborales!
No obstante, sin tomar medidas tan radicales, lo que se puede ver es que es posible incorporar sistemas para reducir la cantidad de papel en la oficina sin ocasionar la interrupción asociada con el intento de quitarlo por completo.
Forzar un cambio en los flujos de trabajo habitualmente encuentra resistencia por la parte de aquellos que se ven afectados, lo que resulta en una pobre adopción de los trabajadores. Sin embargo, esos trabajadores resistentes al cambio radical han absorbido de forma voluntaria muchas nuevas prácticas laborales pues han hecho que sus trabajos sean poco a poco más fáciles. Solo piense en los días de las declaraciones en papel, facturas, formularios de múltiples partes, copias al carbón, una multitud de formularios de solicitud, etc. etcétera La lista es inacabable.
Si bien muchas empresas se han aferrado a estas prácticas de trabajo “analógicas” trasnochadas e ineficientes, un número cada vez mayor está transformando estos flujos de trabajo en formularios electrónicos, que se pueblan de manera automática, que pueden trasmitirse de forma rápida y eficiente a quien necesite verlos. Son estos géneros de prácticas las que hacen que las rutinas diarias sean más eficientes y hallen mucha menos resistencia de los trabajadores.
¡Piense por un momento en lo que acostumbraba a tomar para completar una solicitud de condiciones de crédito comercial! Esto seguramente requirió un documento de varias páginas y múltiples partes con el solicitante que debía recobrar los detalles de la cuenta bancaria, referencias comerciales, etc. Luego, cuando por último se hizo, la petición se envió por correo y, quizás una o un par de semanas después, el resultado conocido. Muchos de estos detalles ahora se pueden ingresar online y se pueden conseguir aprobaciones en minutos, una mejora dramática en la eficacia que puede marcar una gran diferencia en las posibilidades de ganar un nuevo cliente del servicio.
Esto es lo que lleva al punto final con respecto a por qué se ha vuelto tan importante para las compañías adoptar flujos de trabajo electrónicos eficientes. Flujos de trabajo que reducen la cantidad de papel en la oficina mas, lo que es más esencial, mejoran la experiencia del usuario al tiempo que mejoran la eficiencia y reducen los costos. En los negocios, es brutal, en última instancia, solo los más aptos sobreviven y la eliminación del desperdicio y las ineficiencias se convierten en requisitos vitales para subsistir como negocio.
Además, a fin de que una fuerza laboral cada vez más móvil vuelva a llamar a la oficina central para obtener información comercial urgente en comparación con una busca veloz on-line para obtener lo que se precisa, no hay competencia en concepto de lo que se precisa para tener éxito en el ambiente empresarial actual.
Para comenzar su viaje cara un costo reducido y una eficacia mejorada, visite nuestra página de tecnología y haga de este su punto de entrada para consumir menos papel en su oficina.

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